SaaS管理の一元化｜増え続けるアカウントを可視化・最適化する方法

1企業あたりの平均SaaS利用数は約130、そのうちIT部門が把握しているのは約3割です。残り7割の「シャドーIT」はコスト無駄・セキュリティリスク・コンプライアンス違反の温床です。SaaS管理の一元化は、全SaaSの棚卸し→利用状況の可視化→コスト最適化→セキュリティ統制の順で進めます。未使用ライセンスの削除と重複SaaSの統合だけで、SaaSコストの20〜30%削減が期待できます。

「気づけば社内で100以上のSaaSが使われていた」「退職者のアカウントが削除されずに残っている」「同じ用途のSaaSが部門ごとに別々に契約されている」。SaaS利用が拡大するにつれ、管理の課題は深刻化しています。

Productivの調査によると、1企業あたりの平均SaaS利用数は約130、そのうちIT部門が把握しているのは約3割。残りの7割は「シャドーIT」として管理外で運用されています。未管理のSaaSは、コストの無駄、セキュリティリスク、コンプライアンス違反の温床です。

本記事では、SaaS管理を一元化するための手法とツール、運用ルールの設計方法を解説します。

本記事は「SaaS選定チェックリスト｜導入前に確認すべき評価基準と比較フレームワーク」シリーズの一部です。

本記事はStartLinkの「経営管理DX完全ガイド」関連記事です。

この記事でわかること

• コスト肥大化・シャドーIT・セキュリティリスクというSaaS管理の3つの課題
• 棚卸し→可視化→コスト最適化→セキュリティ統制のSaaS管理一元化手法
• 未使用ライセンス削除・重複統合・契約条件見直しによるSaaS最適化の効果試算

DXの推進は、ツール導入だけでは成功しません。本記事では、組織として成果を出すための考え方と実践手法を体系的に解説しています。自社のDX推進に課題を感じている方は、ぜひ最後までお読みください。

SaaS管理の3つの課題

課題1: コストの不透明性

課題2: セキュリティリスク

• 退職者のアカウントが残存（情報漏洩リスク）
• IT部門の管理外でSaaSが利用されている（シャドーIT）
• SaaS間でのデータ共有設定が適切でない
• 多要素認証が設定されていないSaaSがある

課題3: ガバナンスの欠如

• 誰がどのSaaSを使っているかの全体把握ができない
• 新規SaaSの導入基準がない
• データの保存場所が不明確

SaaS管理の一元化手法

ステップ1: SaaSの棚卸し

まず、社内で利用されているすべてのSaaSを洗い出します。

棚卸しの方法:

• SSO（シングルサインオン）のログで利用SaaSを特定
• 経費精算データからSaaS名での支払いを抽出
• IT部門管理外のSaaSは各部門へのアンケートで把握
• SaaS管理ツール（後述）で自動検出

台帳に記録すべき項目:

ステップ2: 利用状況の可視化と分析

棚卸しデータを分析し、最適化の対象を特定します。

ステップ3: SaaS管理ツールの導入

ステップ4: 運用ルールの策定

新規SaaS導入ルール:

• IT部門の承認を必須とする
• セキュリティチェックリスト（SSO対応、MFA、SOC 2等）のクリアを要件化
• 既存SaaSとの重複がないかの確認
• 3ヶ月のトライアル後に継続判断

定期レビュー:

• 四半期ごとの利用状況レビュー
• 未使用ライセンスの自動検出と通知
• 契約更新3ヶ月前のアラート設定

SaaS最適化の効果試算

100名規模の企業でSaaS管理を最適化した場合の試算:

SaaS管理の一元化は、コスト削減だけでなく、セキュリティ強化とガバナンス整備の効果があります。CRMを中核としたデータ基盤の上で、各SaaSがどのような役割を果たしているかを明確にすることが、SaaS管理の理想形です（関連記事: CRM導入の進め方完全ガイド）。増え続けるSaaSを「管理」するだけでなく、全社的なデータ活用の観点から「最適化」する視点が重要です（関連記事: CRMデータベース設計の基本）。

HubSpotで実現するSaaS管理の一元化

SaaS管理の一元化を実務に落とし込むには、CRMツールの活用が不可欠です。詳しくは「CRMの選び方2026年版｜自社に最適なCRMを見極める7つの評価基準」で解説しています。

次のステップ

SaaS管理の一元化に取り組むなら、CRM・データ基盤の整備が成功の鍵です。以下の記事でHubSpotを使った具体的な実践方法を解説しています。

• HubSpot初期設定・オンボーディング完全マニュアル
• HubSpot Data Hubとは？データ同期・自動化・レポート機能を徹底解説

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まとめ

• 1企業あたり平均130のSaaSを利用し、IT部門が把握しているのは約3割。残り7割がシャドーIT
• SaaS管理は棚卸し→利用状況可視化→コスト最適化→セキュリティ統制の順で一元化する
• 未使用ライセンス削除と重複SaaSの統合だけでSaaSコストの20〜30%削減が現実的
• SaaS管理ツール（ジョーシス、マネーフォワードIT管理クラウド等）の導入で可視化を自動化する
• CRMを中核SaaSとして位置づけ、他SaaSとの連携を一元的に管理する設計が理想的

よくある質問（FAQ）

Q1. SaaS管理が必要になるのは何ツール以上からですか？

一般的に、全社で10以上のSaaSを利用するようになると一元管理の必要性が高まります。アカウント管理の漏れ（退職者のアカウント放置）、コストの不透明化（未使用ライセンスの放置）、セキュリティリスク（シャドーIT）が発生しやすくなるためです。

Q2. SaaS管理で最も見落とされやすいリスクは何ですか？

退職者のアカウントが削除されずに残る「ゾンビアカウント」が最も見落とされやすいリスクです。情報漏洩のリスクがあるだけでなく、使われていないライセンス費用が発生し続けます。人事異動・退職時のアカウント棚卸しプロセスをCRMやワークフローで自動化することが有効です。

Q3. SaaS管理ツールは必要ですか？

30以上のSaaSを利用する企業では専用のSaaS管理ツール（ジョーシス、Torii等）の導入を検討すべきです。それ以下であれば、スプレッドシートでの管理でも対応可能です。重要なのはツールではなく、定期的な棚卸しとアカウント管理のプロセスを確立することです。

StartLinkのDXツール選定・導入サポート

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