ワークフローシステム比較｜kintone・ジョブカン・サイボウズの選定基準と導入判断

ワークフローシステムの導入を検討する際、市場には数十のツールが存在し、どれを選べばよいか判断に迷うケースが多くあります。ITR（アイ・ティ・アール）の調査によると、ワークフローシステムの導入企業の約30%が「最初に選んだツールが自社に合わず、2年以内にリプレイスしている」と回答しています。

ワークフローシステムの選定で重要なのは、機能の多さやブランドの知名度ではなく、「自社の業務特性と導入目的に合っているか」です。申請業務の電子化が主目的なのか、業務プロセス全体の自動化を目指すのかで、最適なツールは大きく異なります。SaaS全般の選び方については、業務効率化ツールの選び方｜目的別SaaS比較と導入判断のフレームワークも参考にしてください。

本記事では、主要なワークフローシステムの特徴と比較、企業規模・用途別の選定基準を解説します。

この記事でわかること

ワークフローシステムの導入企業の約30%が2年以内にリプレイスしているという調査結果があり、初期選定の重要性は極めて高いです。本記事では、自社の業務特性と導入目的に合ったツールを選ぶための比較基準と判断軸を提示します。

こんな方におすすめ: ワークフローシステムの導入を検討中で、どのツールが自社に合うか判断に迷っている情報システム部門・管理部門の方

• ワークフロー専用型・グループウェア型・業務アプリ型の3カテゴリの特徴と選定時の考え方
• kintone・ジョブカン・サイボウズ Office・X-point Cloudなど主要ツールの機能・価格・連携性の比較
• 企業規模別（50名以下・50〜300名・300名以上）のおすすめツールと選定理由
• 承認ルート柔軟性・モバイル対応・API連携など、選定時に確認すべき10の評価項目
• CRMとワークフローシステムを連携させて業務全体を最適化する設計パターン

ワークフローシステムの3つのカテゴリ

カテゴリ1：ワークフロー専用型

ワークフロー（承認・申請プロセス）に特化したシステムです。承認ルートの設計、条件分岐、代理承認、電子署名といった機能が充実しています。

代表的なツールは、X-point Cloud、コラボフロー、AgileWorks、楽々WorkflowIIなどです。承認フローの設計自由度が高く、複雑な承認ルート（並列承認・合議承認・金額別ルート分岐等）に対応できるのが強みです。

カテゴリ2：グループウェア統合型

グループウェアの機能の一部としてワークフロー機能が提供されるタイプです。メール・スケジュール・掲示板・ファイル管理と一体化されており、追加費用なしでワークフロー機能を利用できる場合が多くあります。

代表的なツールは、サイボウズ Office、サイボウズ Garoon、desknet's NEOなどです。既にグループウェアを利用している企業であれば、新たにツールを導入する必要がなく、利用者のUI/UXも統一できるメリットがあります。

カテゴリ3：業務アプリケーションプラットフォーム型

ワークフローに限らず、業務アプリケーション全般を構築できるプラットフォームです。ワークフローはその機能の一部であり、データベース・レポート・通知・外部連携を含む業務システム全体を構築できます。

代表的なツールは、kintone、Microsoft Power Platform（Power Automate）、Salesforce Flowなどです。ワークフローだけでなく、顧客管理・案件管理・在庫管理などの業務アプリケーションもあわせて構築したい企業に適しています。

主要ツールの比較

kintone（サイボウズ）

kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリケーションプラットフォームです。ノーコードで業務アプリケーションを構築でき、その中にワークフロー（プロセス管理）機能が含まれています。ノーコードでの自動化の詳しい活用法は、ワークフロー自動化をノーコードで実現する方法で解説しています。

強み:

• ノーコードで業務アプリを構築でき、ワークフローはその一機能として利用できる
• アプリ間のデータ連携が可能で、申請データを他の業務アプリと統合できる
• プラグインやカスタマイズ性が高く、外部サービスとのAPI連携も充実
• 月額1,500円/ユーザー（スタンダードコース）からのコスト感

注意点:

• ワークフロー専用ツールと比較すると、承認ルートの設計自由度（並列承認・合議承認等）がやや限定的
• 複雑な条件分岐を実現するにはプラグインやカスタマイズが必要
• ワークフローだけを使いたい場合はオーバースペックになる可能性

適した企業: ワークフローだけでなく、業務アプリケーション全体をノーコードで構築・管理したい中堅企業

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、DONUTS社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。同シリーズの勤怠管理・経費精算・労務管理との連携が特徴です。

強み:

• 月額300円/ユーザーからの低コストで導入できる
• ジョブカンシリーズ（勤怠・経費精算・労務HR・給与計算）との統合が容易
• 50種類以上のテンプレートが用意されており、すぐに利用開始できる
• スマートフォンからの承認に対応

注意点:

• 高度な条件分岐（金額帯別の承認者自動変更等）には対応が限定的
• 業務アプリケーションの構築機能はなく、ワークフロー（申請・承認）に特化
• ジョブカンシリーズ以外のツールとの連携はAPI経由で別途開発が必要

適した企業: コストを抑えてシンプルな承認フローを電子化したい中小企業。ジョブカンシリーズを既に利用している企業

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、中小企業向けのグループウェアです。メール・スケジュール・掲示板と一体化されたワークフロー機能が含まれています。

強み:

• グループウェアの一機能としてワークフローが含まれるため、追加コストなし（月額800円/ユーザー〜）
• シンプルな承認ルートの設計に向いており、ITリテラシーが高くない組織でも導入しやすい
• スケジュール・掲示板・ファイル管理との統合されたUI/UX

注意点:

• ワークフロー専用ツールと比較して、承認ルートの設計自由度は限定的
• 300名以上の組織には機能が不足する可能性（大規模向けはGaroonを推奨）
• 外部システムとのAPI連携は限定的

適した企業: 50名以下の中小企業で、グループウェアとワークフローをまとめて導入したいケース

X-point Cloud（エイトレッド）

X-point Cloudは、エイトレッドが提供するワークフロー専用のクラウドサービスです。紙の申請書イメージそのままの画面設計が特徴です。

強み:

• 紙の申請書レイアウトをそのまま電子フォームに再現できる（移行時の抵抗が少ない）
• 並列承認・合議承認・条件分岐・代理承認など高度な承認ルート設計に対応
• 電子帳簿保存法対応の監査証跡機能が充実
• 日本の商慣習（根回し・合議制）に最適化された設計

注意点:

• 月額500円/ユーザー〜（上位版のAgileWorksは要問い合わせ）
• ワークフロー専用のため、業務アプリケーション構築機能はない
• 初期設定（フォーム作成・ルート設計）にはある程度のIT知識が必要

適した企業: 複雑な承認ルートを持つ中堅〜大企業。紙の稟議文化が根強い組織

主要ワークフローシステム比較表

企業規模別の推奨ツール

50名以下の中小企業

ワークフロー専用ツールを導入するよりも、グループウェアの付属機能か、既存の業務ツール（freee・マネーフォワード等）の承認機能を活用するのが現実的です。

• グループウェア未導入: サイボウズ Office（グループウェア+ワークフロー）
• 経費精算が主目的: freee会計 または マネーフォワードクラウド経費
• シンプルな承認フロー: ジョブカンワークフロー

50〜300名の中堅企業

業務プロセス全体を整備したいか、ワークフロー（承認フロー）に特化したいかで判断が分かれます。

• 業務アプリ全体を構築: kintone
• 承認フローに特化: X-point Cloud またはコラボフロー
• 勤怠・経費と統合: ジョブカンシリーズ

300名以上の大企業

承認ルートの複雑さ（部門別・金額帯別・地域別の分岐）と監査要件に対応できるツールが必要です。

• ワークフロー専用: AgileWorks（X-point Cloudの上位版）、楽々WorkflowII
• グループウェア統合: サイボウズ Garoon
• ERP連携: SAP Concur、Oracle Fusion

選定時に確認すべき10の評価項目

ワークフローシステムを比較する際に、以下の10項目でスコアリングすることを推奨します。

1. 承認ルート設計の自由度: 条件分岐・並列承認・合議承認に対応しているか
2. フォーム設計の柔軟性: 自社の申請書フォーマットを再現できるか
3. モバイル対応: スマートフォンからの申請・承認が快適に行えるか
4. 既存システムとの連携: 会計ソフト・勤怠管理・CRM等とのデータ連携が可能か
5. 代理承認・エスカレーション: 承認者不在時の代替処理に対応しているか
6. 監査証跡: 承認履歴の改ざん防止・長期保存に対応しているか
7. 初期設定の容易さ: フォーム作成・ルート設計を自社内で完結できるか
8. ユーザー数の拡張性: 組織の成長に伴うユーザー数増加にコスト面で対応できるか
9. サポート体制: 導入支援・運用サポートが日本語で受けられるか
10. コスト: 初期費用・月額費用・オプション費用の総額

CRM×ワークフロー連携の可能性

営業プロセスとワークフローの統合

ワークフローシステムの選定時に見落とされがちなのが、CRM/SFAとの連携です。営業部門では、見積承認・値引き申請・契約条件の変更といった承認フローが日常的に発生しますが、これらがワークフローシステムとCRM/SFAで分離していると、データの二重入力や転記ミスが発生します。

HubSpotのワークフロー機能では、商談の金額やステージに応じた承認プロセスを自動化できます。たとえば、商談金額が500万円以上の場合に自動的にマネージャーの承認タスクを作成し、承認完了後に見積書を自動送付するフローが構築可能です。

「ワークフローシステム＋CRM連携」vs「CRM内蔵ワークフロー」

ワークフローシステムを別途導入してCRMとAPI連携するか、CRMに内蔵されたワークフロー機能を使うかは、業務の複雑さと運用コストのバランスで判断します。

• CRM内蔵ワークフローが適するケース: 営業関連の承認フローが中心で、バックオフィスのワークフローは会計ソフト等で別途管理している
• ワークフロー専用ツール＋CRM連携が適するケース: 営業だけでなく全社的な承認フロー（経費・購買・人事等）を統合管理し、そのデータをCRMと連携したい

NTTデータでは、SAP Concur（ワークフロー）とSalesforce（CRM）をAPI連携させ、購買承認データと営業データを統合的に管理する体制を構築しています。

まとめ

ワークフローシステムの選定は、「ワークフロー専用型」「グループウェア統合型」「業務アプリプラットフォーム型」の3カテゴリを理解した上で、自社の企業規模・導入目的・既存システムとの連携要件で判断します。kintoneは業務アプリ全体の構築に、ジョブカンはコスト重視のシンプルな電子化に、X-point Cloudは複雑な承認ルート設計にそれぞれ強みがあります。加えて、CRM/SFAとの連携を選定基準に含めることで、営業プロセスを含めた全社的なワークフロー最適化が実現できます。バックオフィスSaaS全体の連携戦略はバックオフィスSaaS連携を、総務部門のDX全体像については総務DXの進め方もあわせてご覧ください。

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